האם כדאי להעסיק מנהלת משרד במשרה מלאה או במיקור חוץ?

בעל עסק קטן או עצמאי המנהל את העסק שלו בכוחות עצמו ניתקל לא פעם בהתלבטות אם להעסיק מנהלת משרד במשרה מלאה או למצוא פתרון אחר, דוגמת זה של שכירת עוזרת אישית במיקור חוץ. יש יתרונות וחסרונות לכל אחת מהאפשרויות הללו, אך רבים בוחרים בשנים האחרונות באפשרות השנייה ויש לכך סיבות לא מעטות.

במשך שנים ארוכות בעולם העסקים היה נהוג שבעל עסק אשר מעוניין להתקדם ולהגדיל את הפעילות העסקית שלו, היה שוכר משרד בשלב הראשון ומנהלת משרד בשלב שלאחר מכן.

התפקיד של אותה מנהלת משרד במשרה מלאה היה לתת מענה לתחומים בהם אותו בעל עסק פחות שולט או מוצא את הזמן לעסוק בהם ובדרך זאת לפנות את הזמן והאנרגיה שלו להתמקדות בשירות שהוא מספק, זה שהוא יותר טוב בו ומהווה את ליבת העסק שלו.

בין השירותים שמנהלת משרד מטפלת בהם (לעתים בכל ולעתים בחלק מהם):

• אדמיניסטרציה– – שירותי משרד שוטפים של קבלה ומשלוח דואר, צילום והדפסת מסמכים, סידור ניירת עסקית לתיקיות מתאימות וכן הלאה.
• ניהול כספים– שירותי הנהלת חשבונות או לכל הפחות ריכוז הוצאות והכנסות, ניהול דו"חות של תזרים מזומנים, מעקב אחר תשלומים שונים ועוד.
• ניהול עובדים– השכרת שירות של עובדים זמניים או משלימים על פי צורך, התנהלות ומעקב אחר העובדים הללו ושחרור שלהם במידת הצורך.
• ניהול לקוחות – מתן מענה טלפוני או דיגיטלי ללקוחות הקיימים או לקוחות פוטנציאליים, שירות לקוחות שוטף ללקוחות קיימים, שימור לקוחות וכן הלאה.
• ניהול ספקים – גיוס של ספקי שירות על פי צורך, השוואת מחירים ושירותים של ספקים, התנהלות מול הספקים והחלפת ספקים במידת הצורך.

יש יתרונות רבים להעסקת מנהלת משרד במשרה מלאה אבל לעתים יש פתרונות מתקדמים ומשתלמים יותר. אחד שכזה הוא שכירת שירותי משרד בהתאמה אישית.

מהו שירות עוזרת אישית במיקור חוץ?

השירות של עוזרת אישית דומה מאוד לזה של מנהלת משרד. היא מעניקה מענה לכל מה שציינו קודם לכן או לחלק מהדברים הללו, על פי היקף הפעילות שסוכם מולה. השירות הזה יהיה במיקור חוץ ולא במשרה קבועה כלומר, היא יכולה לקבל על עצמה תפקידים של ניהול לקוחות במיקור חוץ או ניהול אדמיניסטרטיבי במיקור חוץ בלבד ולא לעסוק במתן שירות של ניהול ספקים במיקור חוץ או ניהול עובדים במיקור חוץ וכדומה.

דוגמא לכך היא עוזרת אישית שכזאת אשר נשכרת למשרד של אדריכל שמחפש שירות של ניהול כספים במיקור חוץ ואדמיניסטרציה של המשרד שלו בצורה יעילה יותר ובכל השאר הוא יעסוק.

היתרונות של שירות כזה הוא שאין יחסי עובד מעביד, אפשר להתנתק מקבלת השירות מתי שרוצים בכך וגם היקף העבודה מוגבל בשעות ולכן העלות החודשית תהיה נמוכה ביחס לזה של מנהלת משרד במשרה מלאה. שירות כזה מתאים מאוד לעולם העסקים הדינאמי של היום.

המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי עוזרת אישית במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.